Городские ивенты живут на грантовых деньгах, и отчётность там строже коммерческой. Кейс Nikitadev показывает, как подрядчику проходить приёмку без пересборок и авралов: съёмка по позициям, контроль по дням, модерация кадров, документ по шаблону.

Как жила отчётность до автоматизации

Фотодокументирование целиком зависело от Google Sheets и человеческого фактора. Проблемы копились годами:

• фотографы снимали без чёткой привязки к смете;
• менеджеры вручную обрабатывали более 20 листов, вычёркивая позиции наугад;
• тысячи фотографий разбирались вручную через Telegram;
• к завершению проекта накапливалось более 5000 снимков, до половины из них - дубли;
• строки за отдельные дни оставались незаполненными.

Обнаружив пропуски, заказчик исключал эти позиции из оплаты. Передача проекта другому менеджеру не работала: вся информация хранилась в голове одного специалиста.

Новая система

Поверх привычных таблиц внедрили решение для автоматизации бизнес-процессов: Google Sheets, валидатор, мобильное приложение, модерация, готовый документ DOCX по шаблону заказчика.

Процесс перестал зависеть от ручного труда:

• фотограф открывает карточку позиции, день и блок в ней уже выбраны;
• в карточке видны название позиции, блок сметы, контакты ответственного и образец при необходимости;
• снятый кадр автоматически попадает в структуру сметы;
• дубли и брак отсеиваются на модерации;
• общий чат для разбора фотографий стал не нужен.

Результаты

Цикл отчётности сократился с 640 до 64 человекочасов. Разбор фотографий ускорился в 10 раз, а сборка итогового документа занимает около 3 часов вместо 320. Правок от заказчика стало втрое меньше: отчёт формируется сразу в формате приёмки с указанием позиции, времени, места и даты.

Дополнительные возможности

• два слота на позицию сметы - для строк, которым нужны два кадра;
• контроль прорабов и бригад через автоматическое формирование задач со сроками исправления;
• быстрый ввод новых сотрудников: около часа вместо нескольких недель;
• выгрузка отчёта с фильтром по позиции и дню.

Суммарная экономия по итогам цикла составила 576 человекочасов.

Об авторе

Автор решения - Никита Вешняков, инженер-программист и руководитель студии Nikitadev. Новый сотрудник теперь включается в проект примерно за час. Раньше на это требовались недели работы с архивами и распечатками.

Источник: https://secrets.tbank.ru/blogi-kompanij/avtomatizaciya-fotootchetov-po-zastrojke-iventov/